영어 전화 응대 예문, 회사 전화 예절

회사전화예절과 영어전화응대 방법

 

회사 전화벨이 울릴 때마다 심장이 두근대는 분들이 있을 겁니다. 이제 막 입사해서 업무에 대해 잘 모르는 경우, 다양한 컴플레인을 받아야 하는 업무를 담당하고 있는 경우, 또는 익숙지 않은 제2 외국어로 응대를 해야 하는 경우라면 더욱 그럴 수 있겠죠. 기본적인 회사 전화예절과 영어로 전화 응대하는 기본적인 방법을 알고 있으면 전화 벨소리가 조금은 더 부담스럽지 않게 들릴 것이라 생각합니다.

 

1. 회사 전화 예절

 

1) 회사 상사의 요구는 다양하겠지만 되도록 너무 빠르게 받거나 느리게 받지 않습니다. 전화벨이 두세 번 정도 울릴 때 응답을 하시길 바랍니다.

2) 전화를 받으면 따듯한 말투로 전문적인 태도를 취하시기 바랍니다. 말의 어감, 어조가 회사의 분위기를 반영하여 고객 유치에 도움이 될 수 있기 때문입니다.

3) 명확하게 발음하고 적당한 크기로 말씀하세요.

4) 다양한 나라의 고객이 있다면 Good morning, good afternoon과 같은 말은 지양하시기 바랍니다. 고객이 거하는 곳이 본인 회사 소재의 국가와는 시간차가 있을 수 있기 때문입니다.

5) 고객이 말한 내용을 최대한 반복하지 않도록 주의해서 듣고 대답하시기 바랍니다. 속어, 은어 사용을 금하며 줄임말 사용을 지양하세요.

6) 대화에 관심을 가지고 듣고 고객이 편안함을 느낄 수 있도록 하십시오.

7) 현실적인 대안을 제시하고 확실하지 않은 정보를 제공하거나 지키지 못할 약속을 해서는 안됩니다.

8) 고객에게 도움을 주지 못하는 상황의 경우 최대한 다른 부분에서 도움을 줄 것은 없는지 묻고 최선을 다하는 모습을 보이도록 합니다.

9) 고객보다 전화를 먼저 끊거나 전화를 마무리하기 위해 서두르지 않도록 합니다. 언제나 고객이 먼저 통화를 끝낼 수 있도록 배려합니다.

 

전화받을때 영어회화, 영어전화응대에 관한 예문들 입니다.

 

2. 영어 전화 응대 방법 (전화 수신)

발신자에게 본인이 누구인지 신속하게 말할 수 있도록 하고 전화 용건이 무엇인지 물어보도록 하는 것이 중요합니다. 

 

1) 전화를 받은 뒤 인사말

Hello, You've called the BB company. How may I help you?

안녕하십니까. BB 사입니다. 무엇을 도와드릴까요?

Hello, EE, Mark speaking, How may I help you?

안녕하십니까. EE사의 마크입니다. 어떻게 도와드릴까요?

Hello, AA Inc. This is John speaking. How can I help you?

안녕하세요 AA사의 존입니다. 어떻게 도와드릴까요? 

Thank you for calling NN cooperation James speaking. 

전화 주셔서 감사합니다. 엔엔사의 제임스입니다.

 

2) 발신자의 음성이 명확하지 않을 때

Would you mind speaking up a bit? I can't hear you very well.

조금만 크게 말씀해주시겠습니까. 잘 들리지 않습니다.

I am sorry, I didn't catch your last name.

죄송합니다만 성을 잘 듣지 못했습니다. 

Could you spell that for me, please?

스펠링을 말씀해주시겠습니까?

I am sorry, Could you please repeat that?

죄송합니다. 다시 한번 말씀해 주시겠습니까? 

 

3) 담당자 연결에 대한 질문

Who would you like to speak (talk to)?

누구와 통화하시고 싶으십니까?

Do you know which department he(she) belongs to?

통화하시고 싶으신 분이 어느 부서인지 아십니까?

 

4) 담당자와 전화 연결 시도 

Hold on, please. 

잠시만 기다려 주십시오.

Just a moment, please.

잠시만 기다려 주십시오.

Could hold for a moment, please?

잠시만 기다려 주시겠습니까?

I will transfer you to the person in charge.

담당자에게 연결해드리겠습니다.

Let me transfer you to the Human Resources Department.

인사부에 연결해드리도록 하겠습니다.

I will put you through to the  Sales Department.

영업부에 연결해드리겠습니다. 

 

5) 담당자 부재 시 발신자에게 전할 수 있는 말

I'm sorry. He(She) is on another line. I will tell him(her) you called.

죄송합니다. 담당자가 통화 중입니다. 전화 주신 것을 담당자에게 말씀드리도록 하겠습니다.

I am afraid He(She) is in a meeting right now.

죄송합니다만 담당자가 미팅 중입니다.

I am sorry, He(She) is not here today. Can I take a message?

죄송합니다만 담당자가 오늘 부재중입니다. 메시지를 남기시겠습니까?

I am afriad He(She) is on a business trip.

죄송합니다만 담당자가 출장 중입니다.

I am afraid  He(She) is out right now.

죄송합니다만 담당자가 외근 중입니다.

He(She) should be back by 3pm. May I have your name again? I will make sure he(she) gets the message.

3시까지는 담당자가 돌아올 예정입니다. 성함을 다시 한번 말씀해주시겠습니까? 메세지를 꼭 전달하도록 하겠습니다.

I will give him(her) message as soon as he(she) gets beack.

담당자가 돌아오는 대로 메시지를 전달하도록 하겠습니다.

He(She) will be back in an hour. Would you like to leave a message? 

담당자는 1시간 후에 돌아올 예정입니다. 메시지를 남기시겠습니까?

 

6) 전화를 마무리할 때

Thank you for calling.

전화 주셔서 감사합니다.

Is there anything I can help? 

다른 용건이 있으십니까?

Are you satisfied with the answers I've provided?

제가 제공해드린 답변에 만족하시는지요?

Do you have any other questions for me?

다른 질문 있으십니까?

Have a nice day.

행복한 하루 되십시오.